Qu’est ce qu’un cahier des charges ?

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Connaissances requises : Vous avez besoin de savoir utiliser un logiciel de traitement de texte tel que Microsoft Word, Page (sur Mac OS), Adobe InDesign ou encore la suite Open Office.


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Catégorie(s) : Bureautique | Tutoriels

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Avant de s’activer à rédiger un cahier des charges, il est important de savoir ce que c’est. Un cahier des charges, c’est un document qui fait généralement entre 10 et 50 pages. Ce document vous présente, vous, votre entreprise et votre activité. Il indique surtout quel est votre besoin. Vous voulez un site web, oui, mais pourquoi ? Et bien sûr, il précise (parfois dans les détails) comment devra se présenter votre projet au final. C’est ce qui va permettre à un prestataire d’estimer le temps et le coût de réalisation, mais pas seulement.

tempsA quel moment faut-il faire un cahier des charges ?

Idéalement, votre cahier des charges doit être rédigé avant la demande de devis. Sachez que pour vous faire un devis, il est très courant qu’un prestataire vous demande un cahier des charges. Si vous êtes une entreprise, c’est une preuve de sérieux que de se prémunir d’un tel document. Entendez par là que si le prestataire vous voit comme un bon client qui sait s’informer et s’organiser, il sera plus enclin à vous faire un prix.

Avant toute chose, il faut savoir que votre cahier des charges ne tient pas lieu de contrat, c’est le devis que le prestataire vous fera avec ses conditions générales de ventes, qui représentera le contrat qui vous liera au prestataire jusqu’à la fin du projet. Le cahier des charges sera un guide de conception pour le prestataire et le devis devra indiquer clairement que la réalisation doit correspondre à ce qui est indiqué dans le cahier des charges.

Sachez également que rédiger un cahier des charges n’est pas une obligation. Vous pouvez très bien dire au prestataire ce que vous voulez obtenir, c’est assez courant pour des projets web qui n’ont pas d’enjeu commercial. Pour une entreprise qui souhaite ouvrir une boutique en ligne, il est préférable pour elle de rédiger ce document. Gardez à l’esprit qu’un cahier des charges est à rédiger dès que votre projet devient complexe. Si vous ne donnez pas assez de précisions au prestataire, il va considérer qu’il a carte blanche et fera les choses à son idée. Mais attention, ne donnez des détails précis que si c’est nécessaire ! En effet, il vous faut garder à l’esprit que plus vous serez exigent, plus la note risque d’être élevée.

equipeQuelqu’un peut-il m’aider à rédiger un cahier des charges ?

Oui, vous pouvez vous faire aider. Vous n’êtes pas obligé de le rédiger seul, d’ailleurs c’est même déconseillé. A vrai dire, si vous avez déjà choisi votre prestataire de services pour la réalisation de votre site internet, vous pouvez lui demander de collaborer à la rédaction de votre cahier des charges. Le prestataire, qui connait les contraintes du web et n’en est certainement pas à son premier projet, saura vous conseiller efficacement. Il pourra également vous donner des idées et des conseils pour parvenir au résultat le plus efficace et souvent, à la meilleure solution selon votre budget.

Ceci dit, il faut savoir que certains prestataires font payer ce service. Se faire rédiger son cahier des charges par un professionnel coûte souvent dans les 100 €, voir plus. Attention également aux prestataires qui vendent uniquement des conseils. Pour éviter les surprises, pensez alors à demander si ce service est payant. Que je vous rassure, beaucoup ne facturent pas l’assistance à la rédaction du cahier des charges ;-) .

Enfin, il faut savoir qu’un cahier des charges peut être modifié durant le projet. Mais évitez quand même d’y revenir, car le prestataire fera un avenant au devis si la modification lui incombe un temps de travail supplémentaire assez conséquent. Aussi, il vous faudra faire valider votre cahier des charges par le prestataire, ceci pour vous assurer que le projet est entièrement réalisable. Si il y voit des éléments qu’il n’est pas en mesure de vous fournir, il vous demandera de modifier le cahier des charges pour en apporter l’information, sinon, il vous proposera sans doute une autre solution pour arriver au même résultat. Le plus souvent, le prestataire se contentera de mettre une note sur le devis pour préciser que tel ou tel élément demandé ne pourra pas être fait par lui.

idéePourquoi est-ce utile de faire un cahier des charges ?

Quand vous dites « je veux un site web », c’est comme dire « je veux une maison ». Un prestataire n’est ni devin ni télépathe, il ne peut pas deviner combien de fenêtres vous voulez, le nombre d’étages, le nombre de chambres, la couleur de la façade ou encore la superficie du terrain disponible. Pour la création d’un site internet, c’est exactement la même chose. Si vous dites « je veux un site internet » à un prestataire de services, il vous assommera de questions jusqu’à obtenir toutes les informations dont il a besoin pour élaborer son devis.

Posez des questions n’est pas un problème mais c’est clairement une perte de temps, donc d’argent. Ce qui nous amène à la première utilité d’un cahier des charges : il permet de faire gagner du temps.

En l’absence d’un cahier des charges et dans le cas où votre projet web est assez complexe, le prestataire vous fera très certainement une proposition commerciale détaillé pour s’assurer que ce qu’il propose correspond bien à votre demande.

Ceci étant dit, sa principale utilité n’est pas le gain de temps. D’une part, il est important pour le prestataire de savoir avec précision ce que vous lui demander pour vous faire la meilleure proposition possible. D’autre part, il est important pour vous de bien faire comprendre au prestataire ce que vous voulez exactement.

Il est vrai que grâce au cahier des charges, le prestataire réalisera tout ce qui y est demandé et rien de plus. Mais comme je l’ai dis précédemment, rien ne vous empêche de revenir sur le cahier des charges et d’y apporter des petites modifications. Le cahier des charges est donc une assurance pour le prestataire, ce document l’assure que le client ne pourra pas réclamer une page supplémentaire si elle n’était pas prévue au départ, et il pourra ainsi facturer l’ajout de cette nouvelle page. Ceci étant dit, c’est également une assurance pour le client. Le prestataire est obligé de respecter tout ce qui est demandé dans le cahier des charges (sauf mention contraire sur le devis). Ce qui nous amène à son avantage le plus important, il permet aux deux parties de s’assurer d’être bien comprises sur le travail qui doit être réalisé.

Une autre utilité, à laquelle on ne pense généralement pas, c’est celle dans le cas d’une refonte d’un site internet. Imaginez que vous décidiez de remettre votre site au goût du jour parce que oui, le temps passe, les technologies évoluent, et votre site commence à se faire vieux. Vous souhaitez passer par un autre prestataire pour vous assurer d’avoir un regard neuf sur votre projet… Mettez vous à la place du nouveau prestataire, il y a de fortes chances qu’il vous facture l’analyse du site existant pour déterminer ce qu’il peut garder ou pas. Lui donner le cahier des charges qui a servit au projet initial, c’est lui faire gagner du temps et faire baisser, voir même supprimer, le coût de cette examination de votre site actuel.

En résumé, faire un cahier des charges est loin d’être inutile, il permet :

  • De gagner du temps, donc indirectement, de gagner de l’argent
  • De s’assurer d’être bien compris sur le travail qui doit être fait et du coup, d’éviter les malentendus
  • D’économiser une analyse approfondie d’un site existant dans le cas d’une refonte

Pour finir, je vais insister sur cette deuxième utilité à faire un cahier des charges. En effet, se prémunir d’un tel document est en quelques sortes une garantie supplémentaire que le projet se passera bien. Encore aujourd’hui, certains projets peuvent se dérouler mal, et ce à cause d’un simple malentendu. Alors je ne sais pas vous, mais moi je trouve ça dommage…

Je vous invite à présent à lire la deuxième partie de ce tutoriel : « Comment rédiger un cahier des charges ? » ;-)

 

Sommaire : Faire un cahier des chargesComment rédiger un cahier des charges ?

 


Auteur : Audrey Louchet | Dernière modification : Le Licence : licence

Un commentaire

  1. bertaux a écrit :

    bonjour
    je souhaiterais obtenir le cahier des charges d une entreprise comment puis je l obtenir svp merci
    bien cordialement
    BERTAUX


    Répondre ↓
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